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EPFL, the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne, is one of the most dynamic university campuses in Europe and ranks among the top 20 universities worldwide. The EPFL employs more than 6,500 people supporting the three main missions of the institutions: education, research and innovation. The EPFL campus offers an exceptional working environment at the heart of a community of more than 17,000 people, including over 12,500 students and 4,000 researchers from more than 120 different countries.

Administrative Assistant 50%

Your Mission

Nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve à 50% pour le Laboratoire de photonique et interfaces (LPI) de Professeur Graetzel.

 

Main duties and responsibilities

Support administratif pour Prof. Graetzel :

  • Organisation de voyages et suivi des remboursements ;
  • Contact et accueil des visiteurs ;
  • Mise à jour des publications ;
  • Tâches de secrétariat.

Support administratif pour le groupe LPI :

  • Gestion du personnel tel que les arrivées, les renouvellements de contrat et les départs ;
  • Organisation administrative des activités du groupe telles que la commande de matériel, arrivées et départs des visiteurs, mise à jour de la page web ;
  • Soutien à l’organisation des déplacements du groupe et des visiteurs ;
  • Organisation de réunions et de séminaires ;
  • Gestion d’un fond FNS et traitement des dépenses, notes de frais, des factures et des dépenses par carte de crédit.

Profile

  • CFC d’employée de commerce, maturité commerciale ou titre jugé équivalent
  • 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Expérience réussie dans la gestion de fonds financiers complexes
  • Confiance et précision dans l'organisation du budget et la comptabilité,
  • Maîtrise des outils bureautiques MS Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel)
  • Aisance dans les différents outils et plateformes informatiques
  • Français / anglais

Compétences personnelles

  • Autonomie et proactivité
  • Polyvalence
  • Sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches
  • Capacité à gérer les priorités et trouver des solutions
  • Aptitude à travailler en équipe, bonnes compétences relationnelles
  • Dynamisme, flexibilité, sens du service

Informations

Lieu de travail: Lausanne

Date d'entrée: 1er mars 2025

Taux d'activité  : 50%










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