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EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant·e·s et 4'000 chercheur·euse·s issu·e·s de plus de 120 nationalités différentes.

Assistant.e administrati.f.ve expérimenté.e (100%)

Mission

Rattaché.e au décanat de la Faculté Environnement Naturel Architectural et Construit (ENAC), vous rejoindrez une équipe dynamique et serez chargé.e de gérer administrativement des dossiers et des projets complexes et de soutenir l’équipe du décanat dans les tâches logistiques et administratives.

Principales tâches et responsabilités

 

Support du responsable financier de la faculté

  •   Gérer et suivre les transactions financières (facturation, paiements, cartes de crédits, etc.)
  •   Assurer le suivi des échéances comptables
  •   Maintenir un archivage précis et ordonné des documents financiers
  •   Soutient au responsable financier de la faculté dans la préparation des budgets
  •   Effectuer les transferts de budget entre les différentes unités

 

Administration

  • Gestion administrative de recrutements des nouveaux professeurs : organisation du processus, gestion des dossiers, de la correspondance et de l’information, rédaction de PV complexes de séances en anglais, logistique de voyage et d’hébergement pour les candidats et les membres des commissions de recrutement, contact et accueil des visiteurs, remboursement des frais, suivi avec les services généraux EPFL, les infrastructures et la communication.
  • Organisation des arrivées des nouveaux professeurs et de nouveaux collaborateurs au décanat.
  • Gestion administrative des professeurs honoraires
  • Gestion logistique d’événements et de réunions de travail : invitations et ordre du jour, PV, réservation de salles, mise en place des réunions en présence et virtuelles.
  • Gestion administrative et logistique de différents organes et projets, tels que Conseil de faculté, Journée de la recherche, Assemblée générale.
  • Gestion d’agendas complexes et organisation/suivi des rendez-vous
  • Tâches administratives variées en soutien à la doyenne et à l’équipe du décanat : organisation d’activités, de réunions et autres événements.

Profil

  • CFC d’employée de commerce, maturité commerciale ou titre jugé équivalent
  • 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Expérience réussie dans la gestion de fonds financiers complexes
  • Maîtrise des outils bureautiques MS Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel)
  • Aisance dans les différents outils et plateformes informatiques
  • Français / anglais (niveau C1 requis).
  • Compétences personnelles : proactivité, polyvalence, sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches, capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression, flexibilité, sens du service, aptitude à travailler en équipe, caractère ouvert.

Nous offrons

  • Un environnement de travail stimulant et multiculturel  
  • Des conditions de travail attractives
  • Possibilité de formation continue et de développement selon les exigences de la fonction

Informations

Date d'entrée en fonction : 01/01/2025

Taux d'occupation min : 100,00

Taux d'occupation max : 100,00

Type de contrat : CDI

Durée :

Référence : 1308








Seul·es les candidat·e·s ayant postulé via le site internet de l'EPFL ou celui de notre partenaire Jobup seront pris en compte. Les dossiers transmis par les agences non mandatées ne seront pas pris en compte.

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